Strona ma możliwość złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające, a także złożenie podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Może działać również przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika.

Strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej, innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej i nie działa za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać  w Rzeczypospolitej Polskiej pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

W razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu. W przypadku zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.

Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych (poniżej pouczenie o warunkach wnoszenia pism i doręczenie pism przez organ za pomocą środków komunikacji elektronicznej). Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania (podania wniesione zwykłym e-mailem).

Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda.

Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu¹. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem stron.² W okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii organ administracji publicznej może zapewnić stronie udostępnianie akt sprawy lub poszczególnych dokumentów stanowiących akta sprawy również za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres wskazany w rejestrze danych kontaktowych lub inny adres elektroniczny wskazany przez stronę³.W przypadku chęci skorzystania z takiej możliwości należy skontaktować się z pracownikiem prowadzącym postepowanie, wskazanym na końcu niniejszego pouczenia.

Strona ma prawo brać czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji wypowiedzieć się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
W okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, w szczególności gdy urząd administracji obsługujący organ administracji publicznej wykonuje zadania w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów, organ administracji publicznej może odstąpić od zasady końcowego zapoznania strony z zebranym materiałem dowodowym (umożliwienia wypowiedzenia się co do zebranego materiału dowodowego oraz zgłoszenia dodatkowych żądań) w przypadku gdy wszystkie strony zrzekły się swego prawa.

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takim przypadku uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

 

 

 

Pouczenie o warunkach wnoszenia pism i doręczenie pism przez organ za pomocą środków komunikacji elektronicznej

 

Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) utrwalone w postaci elektronicznej powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym wnoszącego podanie. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres dla doręczeń elektronicznych lub elektroniczną skrzynkę podawczą organu, gdyż doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w Epuap, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w  Epuap, w ramach usługi udostępnianej w Epuap, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Elektroniczna skrzynka podawcza organu jest zlokalizowana na elektronicznej platformie usług administracji publicznej Epuap. W celu wniesienia takiego pisma do organu, strona powinna posiadać konto na platformie Epuap. Instrukcja zakładania konta dostępna jest pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal.

Jeżeli podanie utrwalone w postaci elektronicznej nie zawiera adresu elektronicznego organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie. Doręczenie pism następuje na adres wskazany w treści podania. Warunkiem skutecznego żądania doręczenia pism środkami komunikacji elektronicznej jest wskazanie w treści żądania adresu elektronicznego. Wniesienie do organu pisma w formie dokumentu elektronicznego jest równoznaczne z żądaniem doręczenia korespondencji z organu za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pisma organu mogą być doręczane stronie za pomocą środków komunikacji elektronicznej również w przypadku, gdy strona składa do organu pisma w postaci papierowej, jeżeli wystąpi ona do organu o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny (tj. adres na platformie Epuap), albo wyrazi zgodę na doręczenie pism za pomocą tych środków i wskaże organowi adres elektroniczny. Jeżeli strona lub inny uczestnik postepowania zrezygnuje z doręczenia pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego⁴.