SB. 2600.1.2.2012

Zaproszenie do składania ofert
na wykonanie audytu zewnętrznego dla projektu pn.: „Budowa ścieżki rowerowej przy drodze powiatowej nr 1805N Giżycko - Pierkunowo”, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 -2013

Postępowanie nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), ponieważ wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14000 euro ( art. 4 pkt 8 ustawy).

1. Zamawiający:
   Zarząd Dróg Powiatowych w Giżycku ul. Węgorzewska 4, 11-500 Giżycko
2. Nazwa projektu:
   Projekt pt.: „Budowa ścieżki rowerowej przy drodze powiatowej nr 1805N Giżycko - Pierkunowo”, jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 – 2013. Oś priorytetowa 2 - „Turystyka”, Działanie 2.1 -„Wzrost potencjału turystycznego”, Poddziałanie 2.1.4- „Publiczna infrastruktura turystyczna i okołoturystyczna” na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPWM.02.01.04-28-010/09-00 z dnia 30.07.2010 r. oraz aneksów do umowy.
3. Informacje na temat projektu objętego wykonaniem audytu zewnętrznego:
   1. Beneficjentem projektu jest Powiat Giżycki, natomiast jednostką realizującą projekt i inwestorem jest Zarząd Dróg Powiatowych w Giżycku, ul. Węgorzewska 4.
   2. NR PROJEKTU: WND-RPWM.02.01.04-28-010/09
   3. Wartośc projektu:
      • całkowita wartość Projektu: 1 918 863,60 zł,
      • koszty kwalifikowalne Projektu: 1 729 886,77 zł,
      • środki europejskie: 1 210 920,73 zł,
      • wkład własny Beneficjenta: 518 966,04 zł
4. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
   1. Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia – od dnia podpisania umowy, przy czym faza właściwego audytu powinna się rozpocząć po poniesieniu przez Beneficjenta 50% wydatków całkowitej wartości projektu.
   2. Orientacyjny termin przeprowadzenia audytu od 05.11.2012 do 30.11.2012 r. (o dokładnym terminie rozpoczęcia wykonawca audytu zostanie powiadomiony faksem / pisemnie na 3 dni przed rozpoczęciem zadania).
   3. Audyt musi być przeprowadzony do 30.11.2012 r., łącznie z ostatecznym zdaniem raportu z audytu do Zamawiającego.
   4. Miejsce przeprowadzenia audytu – Zarząd Dróg Powiatowych w Giżycku ulica Węgorzewska 4, 11-500 Giżycko.
5. Opis przedmiotu zamówienia:
   1. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie audytu zewnętrznego projektu pn.: „Budowa ścieżki rowerowej przy drodze powiatowej nr 1805N Giżycko - Pierkunowo”, objętego umową o dofinansowanie projektu nr UDA-RPWM.02.01.04-28-010/09-00 z dnia 30.07.2010 r. oraz aneksami do w/w umowy.
      Wspólny słownik zamówień (CPV) – 79.21.20.00-3 usługi audytu
   2. Audyt zewnętrzny należy wykonać w sposób zgodny z:
      • wytycznymi programowymi Instytucji zarządzającej RPO W i M pn.: „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 -2013” z dnia 13 kwietnia 2010r. Wytyczne są umieszczone na stronie internetowej, pod adresem http://www.rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=376,
      • innymi, obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa polskiego i wspólnotowego.
6. Zakres zamówienia:
   1. Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosownych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdania z realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie.
      Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.
   2.  Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:
      1. Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje min.:
         1. sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji,
         2. sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową,
         3. badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej),
         4. sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
         5. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach),
         6. kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami,
         7. sprawdzenie zapewnienia przez Beneficjenta wkładu własnego,
         8. weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie),
         9. sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta (jeśli dotyczy),
         10. badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi,
         11. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz.1223), w części dotyczącej audytowanego projektu,
         12. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego,
         13. sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta,
         14. sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny),
         15. ocenę zakładanej wysokości kwalifikowalności podatku VAT (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny),
         16. sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.
      2. Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez:
         1. sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych),
         2. ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur),
         3. sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
         4. sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych ( o ile dotyczy), obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował ustawę Prawo Zamówień Publicznych,
         5. potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami),
         6. prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz stosowanie zasady konkurencyjności, przejrzystości i należytego upubliczniania (w przypadku Beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania Ustawy Prawo Zamówień publicznych),
         7. sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu,
         8. potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia,
         9. sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników,
         10. ocenę prawidłowości stosowania zasad pomocy publicznej (o ile dotyczy), zawartych w przepisach krajowych i wspólnotowych dotyczących pomocy publicznej oraz weryfikacja warunków wykluczających wystąpienie pomocy publicznej podczas realizacji projektu (dotyczy wniosków o dofinansowanie nie uwzględniających pomocy publicznej),
         11. sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolnych oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte,
         12. ocenę prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną),
         13. ocenę poprawności udzielania pomocy publicznej.
         14. sprawdzenie czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości)
      3. Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy m.in.:
         1. w przypadku audytu projektu inwestycyjnego (np. budowa, remont, zakupy) sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót,
         2. potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych.
      4. Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy min.:
         1. sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu,
         2. sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie.
      5. Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi:
         1. polityki równości szans i niedyskryminacji,
         2. polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych),
         3. polityki ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii).
      6. Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje min.:
         1. potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.
7. Opis warunków udziału wykonawców w postępowaniu i wymagane dokumenty.
   Kwalifikacje wykonawcy audytu zewnętrznego
   1. O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje, doświadczenie i dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.
   2. Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:
      1. udokumentowane kwalifikacje,
      2. udokumentowane doświadczenie:
         • w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych,
         • związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
         • w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
   3. Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:
      1. wykazu wykonywanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
      2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
      3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego,
      4. formularz ofertowy (według załączonego wzoru)
         Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacji firmy wykonawcy.
   4. Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
   5. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia przez wykonawcę powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu.
   6. Audyt przeprowadzają podmioty, które m.in.:
      1. uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (tj. Dz. U. z 2009 r., Nr 77,poz. 649.),
      2. posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240).
      3. w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego oraz
         • posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
         • nie były karane za umyślne przestępstwa lub umyślne przestępstwo skarbowe.
   7. Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu zalecane jest, aby jednym  z członków zespołu audytowego była osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
   8. Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w Wytycznych składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i osoby przeprowadzające audyt.
   9. Oświadczenia o bezstronności i niezależności składane przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu tego audytu stanowią załącznik do umowy podpisanej pomiędzy Beneficjentem, a wykonawcą audytu zewnętrznego (wzór oświadczenia w załączeniu).
   10. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu):
       1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
       2. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
       3. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
       4. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych - nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
       5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych beneficjenta, albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
       6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem,
       7. pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM tj. IZ, IP, IP II,
       8. jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
       9. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
          
          Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnianie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawianie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.
8. Kryteria wyboru oferty oraz ocena spełniania warunków w postepowaniu
   1. Oferty zostaną zweryfikowane pod katem spełnienia wymagań formalnych tj. dostarczenie wymaganych dokumentów. Ocena spełniania warunków udziału w postepowaniu dokonana będzie na podstawie złożonych dokumentów: spełnia / nie spełnia. Z ofert, które zostaną ocenione pozytywnie pod względem formalnym, zostanie wybrana oferta najkorzystniejsza.
   2. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, zamawiający stosować będzie jedno kryterium - cena =100% (100% = 100pkt).
   3. Ocena punktowa zostanie ustalona zgodnie ze wzorem:
      
      ilość punktów = [cena (brutto) oferty najtańszej] / [cena (brutto) oferty badanej] x 100%
9. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.
   1. Termin składania ofert upływa do dnia 09.10.2012 r., do godz. 9⁰⁰. Oferty wraz z załącznikami należy złożyć/dostarczyć w zamkniętej kopercie (zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność) w siedzibie Zarządu Dróg Powiatowych, 11-500 Giżycko, ul. Węgorzewska 4, w sekretariacie. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Na kopercie należy podać nazwę i adres Wykonawcy, by umożliwić zwrot ofert w przypadku dostarczenia ich Zamawiającemu po terminie.
   2. Oferta winna być oznaczona napisem:
      Zarząd Dróg Powiatowych w Giżycku, ul. Węgorzewska 4, 11-500 Giżycko
      "Oferta na audyt zewnętrzny - Projekt pn.: Budowa ścieżki rowerowej przy drodze powiatowej nr 1805N Giżycko – Pierkunowo.
      Nie otwierać przed dniem 09.10.2012 r. godz. 9⁰²”.
   3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 09.10.2012 r. o godz. 9.⁰² w siedzibie Zamawiającego, w świetlicy.
10. Rozstrzygniecie postępowania i zlecenie realizacji zamówienia
    O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pisemnie lub faksem. Umowa na wykonanie audytu zostanie podpisana w terminie do 5 dni od rozstrzygnięcia postępowania.
11. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami
    Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcą są:
    • Janina Chabrewicz – Główny Księgowy tel./fax 087 429 34 26
    • Teresa Wołodźko – Kierownik Sekcji budowy dróg i mostów tel./fax 087 429 34 26

Dyrektor Zarządu Dróg Powiatowych
Józef Pipiro